Refusjoner når en underenhet flyttes eller ansatte bytter underenhet

Alle ansatte i en virksomhet er i Aa-registeret knyttet til en underenhet (brreg.no). En underenhet er som hovedregel det lokale arbeidsstedet eller avdelingen de ansatte jobber ved. Alle hovedenheter (også kalt juridisk enhet) har én eller flere underenheter i Enhetsregisteret.

Refusjonene det gjelder er

• sykepenger
• foreldrepenger
• svangerskapspenger
• omsorgspenger
• opplæringspenger
• pleiepenger

Du som arbeidsgiver trenger bare å foreta deg noe hvis den ansatte får en ytelse fra NAV som strekker seg over det tidspunktet underenheten får ny hovedenhet.

Hvis alle dine ansatte har sluttdato før eller på tidspunktet hvor underenheten flytter fra en hovedenhet til en annen, trenger du ikke å gjøre noe i a-meldingen. Du kan sette en sluttdato for ansatte når du sender inn a-meldingen (skatteetaten.no).

Her beskriver vi hva virksomheten må gjøre for at refusjonene fra NAV blir utbetalt til riktig mottaker. Det er to ulike scenarier som kan være aktuelle. Du må kontrollere nøye hvilket scenario som er aktuelt i hver ansatt sin sak.

Underenheten den ansatte tilhører flyttes i sin helhet fra én hovedenhet til en annen. Hovedenheten som det flyttes til kan enten være en eksisterende hovedenhet eller en ny.

Dette scenariet vil typisk være det vanligste ved

• fusjoner, der en hovedenhet tar over underenheten til en annen hovedenhet
• fisjoner, der en virksomhet skilles ut fra én hovedenhet og flyttes til en annen hovedenhet

Dette må du gjøre som arbeidsgiver

1. Oppdatere Aa-registeret. Se oppskrift på skattetaten.no/a-meldingen.
   • Du skal ikke sende ny inntektsmelding fordi tilhørigheten mellom underenheten og arbeidsforholdet er uendret. Dette gjelder uavhengig av om organisasjonsnummeret til hovedenheten endrer seg eller ikke, så lenge organisasjonsnummeret til underheten forblir det samme.

2. Sykefraværsoppfølging: Du må tildele tilganger til tjenesten i Altinn på nytt.

   • Søknader om sykepenger for sykmelding sendt før endringen av arbeidsforholdet blir sendt til underenhetens organisasjonsnummer som før. Hovedenhetens organisasjonsnummer i den tekniske meldingen (xml) vil være det gamle.

   • Koblingen til nærmeste leder kan beholdes.

   • Hvis du som arbeidsgiver får en sykmelding etter endringen av arbeidsforholdet, vil den reflektere hovedenhetens nye organisasjonsnummer.

Arbeidsforholdet flyttes fra én underenhet til en annen. Eksempler på dette kan være:

• Den opprinnelige hovedenheten avvikles.
• Hovedenhet og underenhet avvikles. Den ansatte bytter både underenhet og hovedenhet.
• Ansatt bytter arbeidssted/underenhet. Hovedenheten opprettholdes og er den samme for begge underenhetene.
• Hovedenheten som den ansattes arbeidsforhold flyttes til, er nyopprettet.

Dette scenariet gjelder også når

• en ansatt sier opp, begynner i ny jobb i en annen virksomhet og får løpende ytelser fra NAV i oppsigelsesperioden (for eksempel sykepenger eller pleiepenger) og fortsetter å få ytelser også i den nye jobben
• kommuner slås sammen, den ansatte flyttes fra en kommune til en annen som del av denne prosessen og samtidig får løpende ytelser fra NAV i både gammel og ny jobb

Dette må du gjøre som arbeidsgiver

1. Oppdatere Aa-registeret og sende ny inntektsmelding

• Oppdatere Aa-registeret. Se oppskrift på skattetaten.no/a-meldingen.
• Sende ny inntektsmelding til NAV, fordi forholdet mellom underheten og arbeidsforholdet er endret. Du sender to inntektsmeldinger:
  • Underenheten der den ansatte slutter/arbeidsforholdet flyttes fra (underenhet A) må sende endret inntektsmelding med sluttdato for refusjon.
  • Underenheten som arbeidsforholdet flyttes til (underenhet B) må sende inntektsmelding for å etablere utbetaling av refusjon til seg selv.

Det er viktig at begge inntektsmeldingene sendes inn.

• Hvis inntektsmelding fra underenhet A ikke kommer inn, kan ikke refusjonsforholdet avvikles.
• Hvis inntektsmelding fra underenhet B ikke kommer inn, kan ikke refusjonsforholdet for den nye underenheten etableres. Da vil også NAV utbetale stønadsbeløpet direkte til den ansatte. Det kan heller ikke komme oppgjørsrapport K27 til underenhet B.

Begge inntektsmeldingene må sendes inn for at det skal kunne utføres en korrekt overføring av refusjonsmottakere. Inntektsmeldingene bør sendes inn rundt samme tidspunkt og snarest mulig etter at arbeidsforholdet er blitt flyttet fra underenhet A til underenhet B.

Se hvordan du fyller ut inntektsmelding i scenario 2. 

2. Sykefraværsoppfølging

• Du må tildele tilganger til tjenesten i Altinn på nytt.
• Nærmeste leder må meldes inn på nytt (altinn.no) selv om det eventuelt er den samme personen som er leder.
  • Den ansatte må passe på å sende sykmeldingen til ny underenhet. NAV viser tidligere arbeidsforhold 4 måneder tilbake i tid når en ansatt skal sende sykmeldingen.
  • Sykmeldinger mottatt etter endringen av arbeidsforholdet vil sendes til nytt organisasjonsnummer, og den tekniske meldingen (xml) vil reflektere hovedenhetens nye organisasjonsnummer.

Søknader om sykepenger

Søknaden blir sendt dit sykmeldingen har blitt sendt. Handler søknaden om en sykmelding fra før underenheten overføres fra en hovedenhet til en annen, må arbeidsgiveren som skal ha refusjoner fra NAV, hente søknaden i Altinn. Postboksen til en enhet som opphører blir ikke slettet. Slettede enheter vil kunne sees av de som har roller og rettigheter i den slettede underenheten under «Se slettede enheter» i Altinn.

Du kan ikke benytte den nye inntektsmeldingen på Min side – arbeidsgiver for å etablere refusjon. Du må sende inn inntektsmelding fra underenhet B fra Altinn.

Noen lønns- og personalsystem håndterer dette automatisk. Hvis ikke, må virksomheten bruke Altinn-portalen.

Hvis det gamle organisasjonsnummeret til underenheten er avsluttet i Enhetsregisteret før du har rukket å sende inn en inntektsmelding med opphør av refusjon, kan den som tidligere hadde tilgang benytte «Se slettede enheter» i Altinn for å få endret inntektsmeldingen.

Du melder selv inn nye kontonummer hvis det er aktuelt. Slik endrer du kontonummer i Altinn.

Flytter du underenheten med alle ansatte, kommer oppgjørsrapportene som før.

Har du ansatte på en slettet underenhet, vil rapporten feile når NAV overfører den til Altinn.