Forbered deg selv

Legg en plan for hva du ønsker å oppnå og hvordan du kan gjennomføre samtalen. Tenk gjennom

• hva som er målene dine med samtalen. Noter dem ned og ha dem med i samtalen.
• hva du har observert. Dette gjør det enklere å ta opp temaer som er vanskelige. Har du sett endringer i utførelsen av arbeidsoppgaver, atferd eller fravær?

Spørsmål du kan stille

Husk at du skal legge vekt på temaer som handler om arbeidet. Du kan ikke spørre om diagnose og behandling. Det er ikke alltid du kan påvirke årsakene til et fravær, men du kan tilrettelegge for å håndtere konsekvensene.

Du kan stille spørsmål som handler om fravær og forhold på arbeidsplassen.

• Mulighetene til å utføre egne eller alternative arbeidsoppgaver.
• Behov for tilrettelegging.
• Om medarbeideren kjenner til rutiner og muligheter for tilrettelegging i virksomheten.
• Hvor lenge medarbeideren tror fraværet vil vare.
• Om det er forhold på arbeidsplassen som påvirker helsen eller sykefraværet.
• Om medarbeideren ønsker kontakt med Nav, bedriftshelsetjenesten eller andre for å få hjelp.

Forbered den ansatte

• Avtal tid og sted som passer for dere begge.
• Samtalen kan gjennomføres digitalt eller utenfor arbeidsplassen hvis det passer best.
• Gjør medarbeideren kjent med mål og tema for møtet på forhånd. Når begge er forberedt, blir det enklere å finne løsninger sammen.
• Du kan sende temaer eller spørsmål til medarbeideren på forhånd.

Vi anbefaler at du jobber langsiktig med å legge til rette for gode samtaler.

Å innlede en samtale handler om å skape trygghet, sette rammer og klargjøre mål og hensikt. Start med å gjennomgå agenda og spør om medarbeideren har innspill til mål og agenda.

Din oppgave er å legge til rette for at medarbeideren kan beskrive hvordan arbeidsoppgavene og arbeidsdagen oppleves.

• Vær konkret. Forklar hva du har observert, underbygg med eksempler. Beskriv hva du føler. Si hva du ønsker deg.
• Bruk åpne spørsmål med spørreord som hva, hvor, hvordan, hvem eller når.
• Unngå ordet «hvorfor». Hvorfor kan oppleves som en anklage eller et forsøk på å fordele skyld.
• Tål stillhet, slik at medarbeideren får tid til å tenke før svarene kommer.

Her er eksempler på spørsmål du kan stille:

Arbeidsoppgaver

• Hvordan vil du beskrive arbeidsdagen din?
• Hvilke av arbeidsoppgavene dine er du frisk nok til å utføre?
• Hvilke av arbeidsoppgavene dine er vanskelige å utføre?
• Hvilke oppgaver trives du best med?

Arbeidsmiljø

• Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet?
• Hva synes du er positivt, og hva tenker du kan forbedres?
• Hvordan vil du beskrive stressnivået?
• Hvordan påvirker arbeidsmiljøet sykefraværet ditt?

Samarbeid og motivasjon

• Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger/ledere?
• Hva motiverer deg mest akkurat nå?
• Hva oppfatter du som dine styrker nå?

Hvis samtalen har avdekket behov for endringer knyttet til sykefraværet, hjelper du medarbeideren med å finne løsninger.

Dette kan skje ved å la medarbeideren selv beskrive situasjonen og arbeidsoppgavene. Da kan det være enklere å se egne løsninger. Egne løsningsforslag gir økt motivasjon.

Snakk om det som skal skje fremover i tid og hvilke muligheter som finnes.

Temaer dere kan diskutere

• tilpasse arbeidsoppgaver eller arbeidsinnhold
• tilpasse arbeidstid, arbeidstempo eller tidskrav
• tilpasse organisering av arbeidet
• tilpasse samarbeid og samhandling med andre
• alternative arbeidsoppgaver

• behov for informasjon og tilbakemeldinger
• arbeidsmiljø
• kompetanse

• fysisk utforming av arbeidsplassen
• hjelpemidler
• andre forhold

Eksempler på spørsmål som kan hjelpe dere videre

• Hva ville være god og støttende hjelp for deg i en arbeidsdag?
• Hva kan jeg som leder hjelpe deg med når det gjelder arbeidsoppgaver?
• Hvilke av arbeidsoppgavene dine kan du utføre med tilrettelegging?
• Hvilke alternative arbeidsoppgaver kan du utføre?
• Hvordan bør tiden disponeres?
• Hvordan kan endringer i tempo, arbeidstid eller arbeidssted øke mulighetene for arbeid?
• Hvordan bør arbeidsdagen se ut dersom du skal kunne klare den, helt eller delvis?
• Hvilke løsninger ser du for deg?
• Hvilke tiltak bør vi prøve først?

Oppsummer i felleskap

En samtale avsluttes med at du og medarbeideren oppsummerer det dere er blitt enige om. Så lager dere en plan for videre oppfølging hvis det er aktuelt.

Det er lurt med flere korte oppsummeringer til hvert punkt dere har avtalt. Bruk spørsmål som kan besvares med ja eller nei for å sjekke at dere har felles forståelse.

Hvis medarbeideren er sykmeldt, må dere utarbeide en oppfølgingsplan. Les mer om oppfølgingsplan på nav.no.

Vanlige temaer i avslutningen:

• dato for neste samtale og hvor ofte samtaler skal gjennomføres
• avtaler, tilrettelegginger og tiltak
• om tilretteleggingen er midlertidig eller permanent
• hvor lenge de midlertidige tiltakene varer og tidsfrister
• avklare om det er behov for å informere andre kolleger om tilrettelegging som er avtalt
• hvem som er ansvarlig for å følge opp
• om det er behov for videre avklaring eller hjelp fra andre

Av og til blir du og medarbeideren ikke enige om løsningene og det er greit. Da dokumenterer du begges synspunkter i oppsummeringen eller oppfølgingsplanen.

• Vis omsorg, spør hvordan noen har det, lytt og still krav.
• Gjennomfør flere korte samtaler. Husk positive tilbakemeldinger og ta møtenotater.
• Bruk tipsene på denne siden til å forberede og gjennomføre en samtale om arbeid.
• Du kan be om veiledning i forkant av samtalen hvis du har behov. HR-/personalavdeling, bedriftshelsetjenesten eller Nav har erfaring og kan hjelpe deg.
• Navs arbeidsgiverlos kan hjelpe deg hvis en ansatt sliter psykisk.

• Se etter tegn fra listen over og ta initiativ til en samtale før et sykefravær oppstår.
• Idébanken har samlet ressurser du kan bruke for å bedre psykisk helse på arbeidsplassen (idebanken.org).