Tilrettelegging på arbeidsplassen

Som arbeidsgiver har du plikt til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor må du tilrettelegge både forebyggende og reaktivt for å hindre fysisk eller psykisk belastning på de ansatte.

Tilrettelegging beskriver alle tiltak arbeidsgiver gjør rundt

• organisering og utførelse av arbeidet
• utforming av arbeidsplassen
• arbeidsmiljøet generelt

Vi anbefaler å involvere verneombud og tillitsvalgte i arbeidet med tilrettelegging.

Den ansatte har plikt til å medvirke til tilrettelegging, slik at dere sammen kan finne gode løsninger.

Hvis den ansatte unngår å medvirke uten rimelig grunn, kan det føre til at du ikke lenger har like stor plikt til å legge arbeidet til rette.

Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt gjelder for alle ansatte.

Når er tilrettelegging aktuelt?

Målet med tilrettelegging er at den ansatte skal fungere godt i jobb, og kan være aktuelt 

• for å unngå sykmelding
• ved gradert sykmelding
• når den ansatte kommer tilbake fra sykmelding 

Tre typer tilretteleggingsplikt

• generell tilretteleggingsplikt som gjelder alle ansatte. Les mer om dette på arbeidstilsynet.no.
• individuell tilretteleggingsplikt for den enkelte ansatte
• tilretteleggingsplikt for ansatte med redusert arbeidsevne

Arbeidsgiver skal ta hensyn til at alle ansatte er forskjellige. Individuell tilrettelegging kan være avgjørende for at en person kan fungere i jobben. Tilretteleggingen kan være av organisatorisk, psykososial eller fysisk art.  

Som arbeidsgiver skal du

• legge til rette for at den ansatte gis mulighet for utvikling gjennom arbeidet
• ta hensyn til den ansattes arbeidsevne, kyndighet, alder og andre forutsetninger
• gi den ansatte mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og ansvar
• gi den ansatte mulighet til variasjon (om mulig) og mulighet til å se sammenheng mellom enkeltoppgaver
• gi informasjon og opplæring slik at den ansatte kan fortsette å jobbe hvis det skjer endringer i vedkommendes arbeidssituasjon

Nedenfor kan du lese om ulike situasjoner som kan gi behov for tilretteleggingstiltak.

Hvis du ser at det kan bli nødvendig med individuell tilrettelegging, kan det være lurt å kartlegge mulige tiltak sammen med den ansatte.

Nedenfor er noen spørsmål som kan være utgangspunkt for en kartleggingssamtale.

Spørsmål dere kan jobbe med

• Kan den ansatte utføre egne oppgaver med tilrettelegging?
• Hvis den ansatte har gradert sykmelding, hvilke oppgaver kan utføres og hvordan skal tiden disponeres?
• Kan den ansatte utføre egne, men færre oppgaver?
• Er hjemmekontor et alternativ?
• Kan den ansatte gjøre andre oppgaver? På egen eller på en annen avdeling?
• Hvilke muligheter og begrensninger finnes ved å endre arbeidstid?
• Kan den ansatte utføre egen jobb med redusert tempo? En ansatt kan for eksempel ha 50 prosent sykmelding og jobbe 100 prosent arbeidstid med 50 prosent innsats.
• Kan den ansatte få eller gi opplæring i (deler av) sin arbeidstid?

Mål for tiltakene

Før dere går i gang med et tiltak, bør dere avklare målet med tiltaket, for eksempel

• tilrettelegging for å forebygge fravær
• tilbakeføring til ordinært arbeid
• gradvis tilbakeføring til ordinært arbeid
• gradvis innføring i nye arbeidsoppgaver
• arbeid/aktivitet i påvente av utredning eller behandling
• opprettholde kontakt med arbeidsplassen

Som arbeidsgiver skal du tilrettelegge slik at den ansatte har anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid om mulig. 

• NAV har samlet råd til deg som har ansatte med psykiske plager.
• Les mer på Idébanken om hvordan virksomheter lykkes med tilrettelegging.
• Les mer på Kunnskapsbanken om tilretteleggingsplikten.

Mennesker er forskjellige, og tilretteleggingsbehovene og tiltakene kan endre seg over tid.

Som arbeidsgiver skal du gi den ansatte anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid om mulig. Det kan kreve tilrettelegging av arbeidet, arbeidstiden eller endringer i arbeidsutstyr. Her er eksempler på ulike tilretteleggingstiltak.

Mange arbeidsgivere tar kontakt med NAV og lurer på hvor langt de må gå for å tilrettelegge for de ansatte. 

Det er ikke mulig å gi generelle svar på dette, da hver virksomhet er unik og må gjøre sine egne vurderinger. Nedenfor har vi samlet noen vanlige betraktninger knyttet til tilrettelegging, men vi anbefaler at du tar kontakt med arbeidsgiverorganisasjonen din og Arbeidstilsynet hvis du har konkrete spørsmål du ikke finner svar på her.

Rammer for tilrettelegging

• Omfanget av tilretteleggingen og kostnadene vil ha betydning for hvor langt plikten til å legge arbeidet til rette strekker seg. Den ansattes behov for tilrettelegging må veies opp mot virksomhetens karakter, hvor mange ulike arbeidsoppgaver det er, og hvor mange ansatte det er. 
• Tilrettelegging for én ansatt skal ikke gå på bekostning av de andre ansattes arbeidsforhold eller oppgaver, eller slik at arbeidsmiljøet generelt forverres.
• Hvis det viser seg at det er umulig å tilrettelegge for at den ansatte kan fortsette i sitt vanlige arbeid, kan du vurdere omplassering.
• Normalt må det være økonomisk forsvarlig å tilrettelegge arbeidsoppgavene for den ansatte.

Større plikt til tilrettelegging i større virksomheter

Det kan være lettere å finne andre oppgaver i større virksomheter, hvor det er flere ulike oppgaver som skal gjøres og større utskifting av medarbeidere. Dermed vil det ofte stilles større krav om tilrettelegging til store arbeidsgivere, enn arbeidsgivere med få ansatte og ensartede arbeidsoppgaver.

Hvis dere har utfordrende situasjoner knyttet til tilrettelegging på arbeidsplassen, anbefaler vi å kontakte Arbeidstilsynet.

Dokumentasjon

Tilretteleggingen bør ha tydelige rammer, mål og en dato for avslutning.

Dokumentasjon handler om å ha en plan, vise hva som er gjort, hva som er forsøkt, hva som er vurdert, hva som har fungert og hva som ikke har fungert. Dette vil være viktig hvis det skulle oppstå en konfliktsituasjon senere. 

Arbeidsgiver bør dokumentere manglende avklaringer eller dialog som skyldes den ansattes evne eller vilje. Alle kontaktpunkter bør dokumenteres, hva som har fungert og hva som ikke har fungert.

Hvis tilretteleggingsplikten ikke er overholdt

Arbeidstilsynet fører tilsyn med hvordan virksomhetene jobber med å redusere sykefravær gjennom tilrettelegging for ansatte. Hvis Arbeidstilsynet avdekker brudd på disse pliktene, kan tilsynet ta i bruk sanksjonsmidler.

Oppsigelse

Som arbeidsgiver kan det komme til et punkt der du mener oppsigelse er nødvendig.

Hvis en ansatt blir sagt opp med begrunnelsen at vedkommende ikke lenger kan fylle en stilling i virksomheten på grunn av tilretteleggingsbehov, kan oppsigelsen være ulovlig hvis arbeidsgiver i forkant ikke har oppfylt tilretteleggingsplikten sin. Som arbeidsgiver vil det i en slik situasjon være viktig å kunne dokumentere hvilke tilretteleggingstiltak som er prøvd og dialogen virksomheten har hatt med den ansatte rundt tiltakene.