Når kan Nav utlevere taushetsbelagte opplysninger?

Samtykker som inneholder personopplysninger kan ikke sendes på e-post, og må derfor sendes per post. Arbeids- og velferdsdirektoratet skal vurdere om samtykket er gyldig, ved at det oppfyller alle de kravene som er nevnt nedenfor. Det innebærer at vi ser på om samtykket dekker de dataene det er bedt om.

Samtykket kan ikke være for vidt eller for generelt. Det må spesifikt være nevnt i samtykket at det vil innhentes opplysninger fra Nav, og det må spesifiseres hvilke opplysninger. Det er ikke tilstrekkelig at det er samtykket til at alle opplysninger fra Nav kan utleveres, det må spesifiseres om opplysningene er knyttet til ytelser, arbeid, sykdom etc. Vi ønsker å påpeke at samtykket kan være tilstrekkelig som behandlingsgrunnlag til forskning, men ikke tilstrekkelig behandlingsgrunnlag for utlevering av data fra Nav.

Det er viktig at informasjon om utlevering av taushetsbelagte personopplysninger fra Nav kommer klart og tydelig fram i samtykket eller informasjonsskrivet, og at informasjonen ikke er gjemt, eller blandet sammen med annen informasjon.  

Det er også et krav om at du må kunne dokumentere alle samtykkene til Nav for at du kan få utlevert data, se personvernforordningen artikkel 7.

Krav til samtykke

Etter forvaltningsloven § 13 a nr. 1 og personvernforordningen artikkel 4. nr. 11, må et gyldig samtykke være:

• frivillig
• spesifikt
• informert
• utvetydig
• gitt gjennom en aktiv handling
• dokumenterbart
• mulig å trekke tilbake like lett som det ble gitt

Hva er du ansvarlig for når du søker om utlevering?

Du er behandlingsansvarlig for opplysningene som behandles, og er derfor ansvarlig for at personopplysningsloven og personvernforordningen følges. Det innebærer at:

• behandlingen av personopplysninger i forskningsprosjektet må ha et lovlig behandlingsgrunnlag. Et slikt grunnlag kan være samtykke, se personvernforordningen artikkel 6, 9 og 10.
• du følger personvernprinsippene i personvernforordningen artikkel 5.
• opplysningene som blir utlevert fra Nav må lagres sikkert, både fysisk og elektronisk, se personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav e.
• for å kunne få utlevert data basert på samtykke, må kopi av usignert samtykkeskjema legges ved søknad.
• ved kontroll, må samtlige undertegnede skjemaer kunnes fremvises.

Hva må du gjøre før du ber om taushetsbelagte opplysninger?

Du som forsker må levere følgende:

• utfylt søknadsskjema
• samtykkeskjemaet fra personen det gjelder
• en prosjektbeskrivelse
• informasjonsskrivet til de som har samtykket
• en komplett variabelliste, se eksempel her. I variabellisten må du redegjøre for hvorfor alle dataene du ber om er nødvendige, se prinsippet om dataminimering i personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav c. Det er viktig at denne forklaringen er forståelig, slik at Nav klart forstår hvorfor all etterspurt data er nødvendig for forskningsprosjektet

Du kan sende søknaden med vedlegg til arbeids.og.velferdsdirektoratet@nav.no, med emne «Samtykke – forskerdata». Vi oppfordrer deg til ikke å sende taushetsbelagte opplysninger via e-post. Vanlig postadresse er:

Vi sier fra hvis det er noe som er uklart eller mangler. Opplysningene i søknadsskjemaet er ikke underlagt taushetsplikt, med mindre du ber om unntak etter offentleglova.

Hva skjer når du har fått godkjent utlevering av data basert på samtykke?

Nav må kunne dokumentere vårt behandlingsgrunnlag for å utlevere taushetsbelagte opplysninger, se personvernforordningen artikkel 7. Du må derfor sende inn de ferdig utfylte samtykkene. Etter at samtykkene er dokumentert, og vurdert å være gyldige, er det Statistikkseksjonen i Arbeids- og velferdsdirektoratet som utleverer dataene. I vår godkjenning vil det være nærmere forklart hvordan du skal gå fram for å ta kontakt med Statistikkseksjonen.

Hva gjør du om du ikke får utlevert data basert på samtykker?

En beslutning om å ikke levere ut taushetsbelagte opplysninger basert på et samtykke er ikke et enkeltvedtak, se forvaltningsloven § 2. Vår vurdering av at samtykkene ikke er gyldig til utlevering av opplysninger, kan derfor ikke påklages etter reglene i forvaltningsloven. Du kan eventuelt sende inn en søknad om dispensasjon fra taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 d, se her.