For å sende inntektsmelding, må du eller lønns- og personalsystemet ditt ha en av disse tilgangene i Altinn:

• Ansvarlig revisor
• Lønn og personalmedarbeider
• Regnskapsfører lønn
• Regnskapsfører med signeringsrettighet
• Regnskapsfører uten signeringsrettighet
• Revisormedarbeider
• Kontaktperson NUF

På altinn.no finner du mer informasjon og en oversikt over alle Altinn-rollene. 

Sykepenger

Inntektsmeldingen sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.

Foreldrepenger

Inntektsmeldingen sendes så snart som mulig etter at det er 4 uker igjen til foreldrepengeperioden starter. Hvis den ansatte starter med å utsette, er det første dag i utsettelsen som må oppgis som startdato for foreldrepengeperioden.

Omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger

Inntektsmeldingen sendes så snart arbeidsgiveren er kjent med fraværet. 

Arbeidsgivere skal ikke lenger oppgi ferie for sykepenger, omsorgspenger, opplæringspenger, pleiepenger og foreldrepenger. NAV tar utgangspunkt i opplysninger fra arbeidstakeren.

For svangerskapspenger må arbeidsgivere fremdeles melde fra om ferie på inntektsmeldingen.

Denne inntektsmeldingen gjelder bare for arbeidstakere. Selvstendig næringsdrivende og frilansere må sende inntektsopplysninger selv, digitalt eller i posten.

Hvert enkelt arbeidsforhold har en egen arbeidsforholdsID som gjør det mulig å skille mellom arbeidsforholdene.

ArbeidsforholdsID er ikke det samme som organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Hvis du bruker et lønns- eller personalsystem, finner du vanligvis arbeidsforholdsID for det enkelte arbeidsforhold i dette systemet. 

Hvor finner du riktig arbeidsforholdsID?

Du finner nummeret i a-ordningen. Bruker du et lønns- eller personalsystem, vil arbeidsforholdsID normalt genereres når du oppretter et nytt arbeidsforhold.

Hvordan vet du om den ansatte har flere arbeidsforhold?

Antall arbeidsforhold er det samme antallet som er rapportert inn til a-ordningen via den månedlige a-meldingen. Les mer om arbeidsforholdsID på skatteetaten.no 

For å gi nye opplysninger eller endre på opplysningene i en inntektsmelding som allerede er sendt inn, må arbeidsgiveren sende en endret inntektsmelding. De opplysningene som er gitt i den forrige inntektsmeldingen som fortsatt gjelder, må også tas med når endringene sendes inn.

Hvis arbeidsgiveren bruker Altinn, kan du hente den sist innsendte inntektsmeldingen fra arkivet.

Du kan lage en kopi av den forrige inntektsmeldingen med funksjonen «Lag ny kopi» og bruke denne til å legge inn nye opplysninger og/eller endre på opplysningene. Ved å bruke kopien som utgangspunkt, slipper du å fylle inn de opplysningene som ikke skal endres på nytt.

Sjekk hva som er spesielt for omsorgspenger. 

NAV kan ikke starte saksbehandlingen før vi har fått inntektsmeldingen. Hvis arbeidsgiveren venter for lenge med å sende inntektsmeldingen, stopper saksbehandlingen opp. Det er da risiko for at den ansatte og arbeidsgiveren ikke får utbetalinger fra NAV når de skal.

Arbeidsgiveren skal alltid oppgi hele den beregnede månedslønnen i inntektsmeldingen. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent.

Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette i utbetalingen.

Arbeidsgiveren skal alltid oppgi den fulle lønnen som det kreves refusjon for fra NAV. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent. Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til det når vi utbetaler refusjon.

Det er kun når arbeidsgiveren betaler en lavere lønn under fraværet enn det som er oppgitt som beregnet månedslønn i inntektsmeldingen, at det skal oppgis et annet refusjonsbeløp enn den beregnede månedslønnen.

Hvis du vil endre en allerede innsendt inntektsmelding fordi du vil endre hvem vi skal utbetale til – se hvor du finner den som allerede er sendt inn og hvordan du kan endre denne under Må alle opplysningene legges inn manuelt på nytt når vi sende endret inntektsmelding?

Slik skal du fylle ut inntektsmeldingen når du vil at vi skal endre hvem pengene skal utbetales til i løpet av en vedtaksperiode:

Eksempler:

1. Overgang fra refusjon til utbetaling til arbeidstakeren, for eksempel når arbeidsforholdet opphører: Du skal svare «Ja» for at du utbetaler lønn under fraværet og krever refusjon. Du svarer så «Ja» på om refusjonskravet skal opphøre i perioden, og opplyser om den siste datoen for refusjon. Hvis du ønsker at vi skal endre mottaker for allerede refunderte perioder, vil vi trekke tilbake utbetalt refusjon fra refusjon du har utestående, eventuelt kreve dette tilbake hvis du ikke har utestående refusjon.
2. Overgang fra refusjon til utbetaling til arbeidstakeren og så tilbake til refusjon: Eksempel: Første fraværsdag er 13. mars. Du ønsker å forskuttere lønn tom 30. april. Fra og med 1. mai skal det være utbetaling til arbeidstakeren. Så vil du forskuttere sykepenger igjen fra og med 1. august. Da kan inntektsmeldingen fylles ut slik: Du skal svare «Ja» for at du utbetaler lønn under fraværet og krever refusjon. Du opplyser full månedsinntekt som refusjonsbeløp. Så svarer du «Ja» for at det er endringer i refusjonsbeløpet i perioden og opplyser 0 kroner i nytt refusjonsbeløp fra og med 1. mai. I samme punkt opplyser du så full månedstinntekt som refusjonsbeløp fra og med 1. august.
3. Overgang fra utbetaling til arbeidstakeren til refusjon Her gjør vi oppmerksom på at vi ikke endrer mottaker av stønaden for allerede utbetalte perioder til arbeidstakeren. Du skal svare «Ja» for at du utbetaler lønn under fraværet og krever refusjon, men opplyse 0 kroner i refusjonsbeløp. Du svarer så «Ja» på om det er endringer i refusjonskravet i perioden, og oppgir full månedsinntekt som refusjonsbeløp fra ønsket dato. .
4. Overgang fra utbetaling til arbeidstakeren til refusjon, og så tilbake til utbetaling til den ansatte Her gjør vi oppmerksom på at vi ikke endrer mottaker av stønaden for allerede utbetalte perioder til arbeidstakeren. Du skal svare «Ja» for at du utbetaler lønn under fraværet og krever refusjon, men opplyse 0 kroner i refusjonsbeløp. Du svarer så «Ja» på om det er endringer i refusjonskravet i perioden, og oppgir full månedsinntekt som refusjonsbeløp fra ønsket dato. Du svarer så «Ja» på om refusjonskravet skal opphøre i perioden og opplyser om den siste datoen for refusjon.

Må det sendes ny inntektsmelding for hvert nye sykefravær?

Arbeidsgiveren må sende inntektsmelding for hver fraværsperiode NAV skal utbetale sykepenger for. Hvis arbeidstakeren blir frisk og er tilbake i jobb før han blir syk igjen, må det sendes inntektsmelding for den nye perioden med fravær. Når arbeidsgiveren fyller ut inntektsmelding for den nye fraværsperioden, må det opplyses om at dette er en ny inntektsmelding.

Det gjelder også når arbeidsgiveren allerede har betalt en full arbeidsgiverperiode, og arbeidstakeren er frisk i så kort tid før han blir syk igjen at det ikke skal betales ny arbeidsgiverperiode. Da er det den første dagen i det nye fraværet som skal oppgis som første fraværsdag i inntektsmeldingen. Arbeidsgiveren skal oppgi arbeidsgiverperioden fra det første sykefraværet også når det sendes inntektsmelding for det nye fraværet.

Må det sendes inntektsmelding for hver sykmelding?

Hvis arbeidstakeren er syk i en sammenhengende periode, skal det ikke sendes ny inntektsmelding for hver enkelt sykemelding.

Hva hvis arbeidsgiveren ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden?

Hvis arbeidsgiveren ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, skal det gis en begrunnelse for det i inntektsmeldingen. Hvis det sendes flere inntektsmeldinger der arbeidsgiverperioden er den samme, skal det også oppgis samme begrunnelse i inntektsmeldingene.

Varsler om manglende inntektsmelding

NAV varsler arbeidsgivere via Altinn når vi har mottatt en søknad om sykepenger fra en ansatt og mangler inntektsmelding for å behandle søknaden.
 
Varselet går til personer arbeidsgiveren har lagt inn som varslingsmottakere under Varslingsadresser for virksomheten i Altinn. Det er kun personer som har tilgang til å sende inn inntektsmelding som kan lese selve varselet (hvem dette gjelder).

Feil i utsending av varsler

Søknaden om sykepenger varer under 16 dager:

Sjekk om den ansatte har oppgitt egenmeldinger i søknaden om sykepenger i forkant av sykmeldingen, slik at fraværet totalt varer i mer enn 16 dager. Da er varselet rett.
   
Hvis den ansatte har friskmeldt seg på søknaden om sykepenger før fraværet har vart i 16 dager, varsler vi per nå hvis sykmeldingen varer i over 16 dager. Dette jobber vi med å rette.

Varsling om inntektsmelding i en løpende sak

Hvis det er overlappende sykmeldinger, sykmeldinger med reisetilskudd eller avbrutte sykmeldinger i forkant av varselet, ser vi at det kan varsles på feil grunnlag. Dette jobber vi med å rette.

For barn født fra og med 1. oktober 2021, gjelder:

• Foreldrepengene kan tas ut fritt i henhold til gjeldende regler om kvoter, med unntak av de første 6 ukene som er forbeholdt mor. 
• Foreldrene trenger ikke lenger søke om å utsette foreldrepengene i forbindelse med arbeid, ferie eller sykdom. De bestemmer selv når de skal ha foreldrepenger.
• Beregningen skjer ikke lenger på den andre forelderens siste uttaksdag. Nå er det første uttaksdag som skal oppgis som startdato i inntektsmeldingen. 

Inntektsmeldingen skal sendes inn 4 uker før arbeidstakeren skal ha uttak av foreldrepenger. Det samme gjelder dersom arbeidstakeren er far eller medmor.

For de som har fått barn før 1. oktober 2021:

Hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter den andre forelderen, må arbeidstakeren søke om utsettelse fra og med den første dagen etter den andre forelderens periode. Da er det denne datoen du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen. Det betyr at inntektsmeldingen fra arbeidsgiveren skal sendes 4 uker før enten far eller medmor starter sitt uttak, eller når de starter med utsettelse. Dette vil alltid være 4 uker før den andre forelderens siste stønadsdag.

For de som får barn fra og med 1. oktober 2021:

Det er ikke nødvendig å søke om utsettelse hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter den andre forelderen. Foreldrepengene kan tas ut fritt innen barnet fyller 3 år. Det betyr at inntektsmeldingen skal sendes 4 uker før far eller medmor starter sitt første uttak. Det er første uttaksdag du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.  

Arbeidsgiver må sende inntektsmelding når:

• dere søker refusjon for utbetalte omsorgsdager
• arbeidstaker søker utbetaling direkte fra NAV, fordi arbeidsgiver ikke har betalt lønn når den ansatte brukte omsorgsdag

Må det sendes ny inntektsmelding for hvert fravær?

Dere kan samle opp flere fraværsperioder i en inntektsmelding, men merk at vi kun kan etterbetale inntil tre måneder tilbake i tid. 

Hvis fraværet går over to kalenderår, må dere sende en inntektsmelding per kalenderår. 

Inntektsmeldingen er delt:

Sykt barn og omsorg for en utviklingshemmet person over 18 år

• Du merker inntektsmeldingen med ytelsen Pleiepenger sykt barn.

Pleie i livets sluttfase

• Du merker inntektsmeldingen med ytelsen Pleiepenger i livets sluttfase.

Endre inntektsmeldingen – første fraværsdag 

• Hvis du skal endre en allerede innsendt inntektsmelding, er det viktig å bruke første fraværsdag.
• Hvis det er endringer i en løpende sak, må første fraværsdag være samme dag som på den første inntektsmeldingen.
• Er det endringer i en løpende sak, men med opphold i pleiepengeperioden, skal første fraværsdag være den nye fraværsdagen etter oppholdet. 

Eksempler: 

Den ansatte har pleiepenger sammenhengende fra 1. januar til 1. desember. Dere ønsker ikke å forskuttere pleiepengene i hele perioden, og vil stanse refusjonen for eksempel fra 1. november. Dere skal da sende en endring av inntektsmeldingen med første fraværsdag 1. januar, hvor dere ber om at refusjonen stanses fra og med 1. november.

Den ansatte har pleiepenger fra 1. januar til 1. desember. Deretter er det et opphold før den ansatte mottar pleiepenger igjen fra 14. desember. Den ansatte gikk opp i lønn i november, og dere ønsker nå å sende en endring av inntektsmeldingen for å få med lønnsendringen. Dere skal da sende en inntektsmelding med første fraværsdag 14. desember, da det er et opphold i perioden, og dermed ny første fraværsdag. 

Arbeidsgiveren skal sende én inntektsmelding.

Eksempel: En sykepleier har en stilling med fast stillingsprosent og tar i tillegg ekstravakter som er knyttet til det samme arbeidsforholdet i virksomheten.

Her skal arbeidsgiveren sende én samlet inntektsmelding for begge inntektstypene, der man oppgir den samlede lønnen for stillingen og ekstravaktene. Det er viktig at det ikke sendes inn to inntektsmeldinger for det samme arbeidsforholdet. NAV bruker alltid opplysningene i den sist innsendte inntektsmeldingen for arbeidsforholdet.

Eksempel: En ansatt på et pleiehjem har to ulike stillinger: en stilling som pleiemedarbeider og en stilling som renholder. Den ansatte har to kontrakter i den samme virksomheten.

Her skal arbeidsgiveren sende inn to inntektsmeldinger, én for hvert arbeidsforhold. ArbeidsforholdsID skal oppgis for begge arbeidsforholdene.

Unntak: inntektsmelding for foreldrepenger i Altinn

Når du sender inntektsmelding for foreldrepenger gjennom Altinn, skal du sende kun én inntektsmelding for arbeidstakere som har flere arbeidsforhold i den samme virksomheten. Du skal ikke oppgi arbeidsforholdsID.

Arbeidsgiveren skal sende inn to eller flere inntektsmeldinger, ett for hvert arbeidsforhold.

For at en inntekt skal tas med i beregning av månedsinntekten, må den være resultat av den ansattes arbeidsinnsats. Inntekten må ha falt bort på grunn av sykefraværet. 

Med lønnsinntekt menes kontantytelser som for eksempel fastlønn og timelønn. 

Bonus som er direkte knyttet til arbeidstakerens egen innsats eller resultater, skal tas med i beregningsgrunnlaget. Det er en forutsetning at bonusen faller bort under sykefraværet. Bonus omfatter for eksempel resultatbonus, deling av overskudd og gratiale. 

Prosentlønn, provisjon og akkordlønn anses ikke som bonus og skal alltid tas med i beregning av sykepengegrunnlaget.  

Noen arbeidstakere har tillegg for ubekvem arbeidstid eller ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold. Ulempetillegg kan for eksempel være turnustillegg, skifttillegg eller utetillegg. Sistnevnte er tillegg som utbetales til personer som gjør tjeneste i utlandet.

Tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold vurderes som en del av arbeidstakerens ordinære lønn. Tilleggene skal derfor tas med i beregningen av den aktuelle månedsinntekten. 

Godtgjørelse for 1. og 17. mai og bevegelige helligdager

Godtgjørelse for 1. og 17. mai og bevegelige helligdager skal tas med ved beregning av månedsinntekten.

Godtgjørelser som skal dekke utgifter ved utførelsen av arbeidet, skal tas med i beregningen hvis de gir overskudd. Dette overskuddet anses som en del av lønnsinntekten. Overskuddet gis den verdien som benyttes ved forskuddstrekk av skatt. Det er det trekkpliktige beløpet som arbeidsgiveren innrapporterer til a-ordningen, som skal inngå i sykepengegrunnlaget.  

Utgiftsgodtgjørelser omfatter for eksempel diettgodtgjørelse, bilgodtgjørelse, verktøygodtgjørelse og smussgodtgjørelse. Andre utgiftsgodtgjørelser kan også omfattes. 

Overtidsgodtgjørelse skal som hovedregel ikke regnes med som en del av beregningsgrunnlaget. Overtidslønn er inntekt opparbeidet for arbeid utover alminnelig arbeidstid.  

Godtgjørelse for fast overtid skal rapporteres til a-ordningen som fast tillegg. Det skal regnes med i beregningsgrunnlaget.

Feriepenger 

Feriepenger skal ikke tas med i beregning av den aktuelle månedsinntekten.

Hvis det i beregningsperioden er utbetalt feriepenger i stedet for lønn, eller det er avviklet ferie uten lønn, skal beregningsgrunnlaget settes lik den ordinære lønnen personen ville hatt hvis det ikke hadde blitt avviklet ferie. 

Naturalytelser 

Faller naturalytelsen bort fra første fraværsdag, skal beløpet inngå i beregningsgrunnlaget. Beløpet skal også regnes med når det vurderes om det foreligger 25 prosent avvik. 

Hvis naturalytelsene faller bort i perioden med fravær, skal de tas med i beregningsgrunnlaget fra det tidspunktet de faller bort. Naturalytelsene beregnes med den verdien som benyttes ved forskuddstrekk av skatt. For at naturalytelser skal tas med i beregningsgrunnlaget, må NAV få informasjon om at de har falt bort.

• Arbeidsgiveren skal beregne arbeidstakerens månedsinntekt.
• Månedsinntekten skal som hovedregel fastsettes ut fra et gjennomsnitt av den inntekten som er rapportert til a-ordningen i de tre siste kalendermånedene før sykefraværet startet. Denne perioden kalles beregningsperioden.

Hovedregelen gjelder også for arbeidstakere med skiftende arbeidsperioder eller inntekter.

Eksempel

Kari Nordmann blir syk 7. januar 2024. Det er Karis gjennomsnittlige månedsinntekt for oktober, november og desember 2023 du skal bruke når du skal beregne Karis månedsinntekt. 

Det er noen unntak fra hovedregelen du som arbeidsgiver må være klar over når du skal beregne inntekten:

• Hvis arbeidsforholdet har vart så kort tid at det ikke er rapportert inntekt til a-ordningen for 3 hele kalendermåneder, skal du bruke inntekten i den perioden arbeidsforholdet har vart. Du må regne om inntekten i perioden til 1 månedsinntekt.
• Hvis arbeidstakeren har fått en varig lønnsendring i eller etter beregningsperioden, men før første fraværsdag, skal du bruke perioden etter lønnsendringen.
• Hvis arbeidstakeren har hatt lovlig fravær uten lønn i beregningsperioden, skal du bruke den inntekten arbeidstakeren ville hatt hvis han eller hun hadde vært i jobb. Fraværet vil vanligvis være ulønnet permisjon eller ferie uten lønn.

Du kan lese mer i rundskrivet til § 8-28 - Sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden (lovdata.no).

Månedsinntekten for timelønnede arbeidstakere skal omgjøres til sykepengegrunnlag per dag. Inntekten skal fordeles på det faktiske antallet arbeidsdager personen har hatt i beregningsperioden. Sykepenger gis bare for dager som det skulle ha vært utbetalt lønn for. 

Slik gjør du det:

1. Du fordeler inntekten på det faktiske antallet arbeidsdager som arbeidstakeren har hatt i beregningsperioden. Da får du dagsatsen. Nedenfor ser du to eksempler.
2. Deretter utbetaler du sykepenger for de dagene arbeidstakeren skulle ha jobbet.
3. Når du oppgir månedsinntekten i inntektsmeldingen, oppgir du et gjennomsnitt av inntekten arbeidstakeren har hatt i beregningsperioden.

Eksempel 1:

En arbeidstaker på timelønn

• jobbet varierende antall dager i månedene før sykefraværet
• ble syk 9. mai
• hadde jobbet 9 dager i april, 13 dager i mars og 12 dager i februar. Det vil si 9 + 13 + 12 = 34 dager
• tjente til sammen 40 000 kr i beregningsperioden 
• tjente 1 176 kr per dag i arbeid (40 000 kr / 34 dager) = dagsatsen

Du utbetaler 1 176 kr i sykepenger for hver dag arbeidstakeren skulle ha jobbet i arbeidsgiverperioden. 

I inntektsmeldingen oppgir du månedsinntekten: 40 000 kroner / 3 måneder = 13 333 kroner.

Eksempel 2:

En arbeidstaker i turnus

• jobber 14 dager og har 14 dager fri
• har arbeidsdager på 12 timer
• har timelønn på 220 kr
• jobbet 14 dager x 3 måneder = 42 dager
• tjente til sammen i perioden 110 880 kr (42 dager x 12 timer x 220 kr)
• tjente 2 640 kr per dag i arbeid (110 880 kr / 42 dager) = dagsatsen

Du utbetaler 2 640 kr i sykepenger for hver dag arbeidstakeren skulle ha jobbet i arbeidsgiverperioden. 

I inntektsmeldingen oppgir du månedsinntekten: 110 880 kroner / 3 måneder = 36 960 kroner.

Tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold, skal fortsatt regnes med. Etter de nye reglene, skal du også ta med godtgjørelser for 1. og 17. mai, og bevegelige helligdager som arbeidstakeren opparbeider seg som et tillegg per arbeidstime. 

Mer om hvilke inntekter som inngår i beregning av månedsinntekten.

• Arbeidsgiveren skal beregne arbeidstakerens månedsinntekt.
• Månedsinntekten skal som hovedregel fastsettes ut fra et gjennomsnitt av den inntekten som er rapportert til a-ordningen i de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag. 
• Arbeidsgiveren skal oppgi samme månedsinntekt, uavhengig av om søker har valgt 100 eller 80 prosent dekningsgrad

Hovedregelen gjelder også for arbeidstakere med skiftende arbeidsperioder eller inntekter.

Eksempel

Kari Nordmann skal ha foreldrepenger fra 7. januar 2021 (første fraværsdag). Det er Karis gjennomsnittlige månedsinntekt for oktober, november og desember 2020 du skal bruke når du skal regne ut foreldrepengene. 

Det er noen unntak fra hovedregelen du som arbeidsgiver må være klar over når du skal beregne månedsinntekten: 

• Hvis arbeidsforholdet har vart så kort tid at det ikke er rapportert inntekt til a-ordningen for 3 hele kalendermåneder, skal du bruke inntekten i den perioden arbeidsforholdet har vart. Du må regne om inntekten i perioden til 1 månedsinntekt. 
• Hvis arbeidstakeren har fått en varig lønnsendring i eller etter beregningsperioden, men før første fraværsdag, skal du bruke perioden etter lønnsendringen. 
• Hvis arbeidstakeren har hatt lovlig fravær uten lønn i beregningsperioden, skal du bruke den inntekten arbeidstakeren ville hatt hvis han eller hun hadde vær i jobb. Fraværet vil vanligvis være korte perioder med tilfeldig ulønnet permisjon eller ferie uten lønn. 

Hvis arbeidstakeren får sykepenger, foreldre- eller svangerskapspenger, eller stønader på grunn av sykdom hos barnet frem til foreldrepengeperioden starter, skal du oppgi inntekten som arbeidstakeren vanligvis ville hatt hvis hun eller han var i jobb. 

Det gjelder ikke når arbeidstakeren får arbeidsavklaringspenger. 

Månedsinntekten for timelønnede arbeidstakere skal omgjøres til sykepengegrunnlag per dag. Inntekten skal fordeles på det faktiske antallet arbeidsdager personen har hatt i beregningsperioden.

Foreldrepenger skal regnes ut etter reglene for sykepenger.

Tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold skal fortsatt regnes med. Du skal også ta med godtgjørelser for 1. og 17. mai, og bevegelige helligdager som arbeidstakeren opparbeider seg som et tillegg per arbeidstime.

Beregningsperioden når foreldrepengene utsettes

Hvis arbeidstakeren venter med å ta ut foreldrepengene, er det ikke alltid den første dagen med foreldrepenger du skal bruke som utgangspunkt for beregningen. 

Eksempel

Mor tar ut foreldrepenger til og med 15. oktober 2019. Far skulle startet med fedrekvoten sin 16. oktober, men han velger å utsette den til 4. november fordi han skal jobbe.

Her skal du bruke 16. oktober som utgangspunkt for å regne ut fars foreldrepenger. Du skal bruke den rapporterte inntekten til a-ordningen for juli, august og september.

Beregningsperioden for foreldrepengene etter lovendring «Fri utsettelse»

Det er ikke lenger krav til utsettelse. Det gjør at dersom far eller medmor venter med uttak av foreldrepenger eller fedrekvote, så er det  denne dagen du skal bruke som utgangspunkt for beregning.

Eksempel

Mor tar ut foreldrepenger til og med 31. oktober 2022. Far ønsker å starte med fedrekvoten sin 1.desember og søker om uttak fra denne dagen. Det er ikke lenger krav om utsettelse.

Her skal du bruke 1. desember som utgangspunkt for å regne ut fars foreldrepenger. Du skal bruke den rapporterte inntekten til a-ordningen for september, oktober og november.

Mer om hvilke inntekter som inngår i beregning av månedsinntekten.

• Arbeidsgiveren skal beregne arbeidstakerens månedsinntekt.
• Månedsinntekten skal som hovedregel fastsettes ut fra et gjennomsnitt av den inntekten som er rapportert til a-ordningen i de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag.

Hovedregelen gjelder også for arbeidstakere med skiftende arbeidsperioder eller inntekter.

Eksempel

Kari Nordmann skal ha pleiepenger fra 7. januar 2021. Det er Karis gjennomsnittlige månedsinntekt for oktober, november og desember 2020 du skal bruke når du skal regne ut pleiepengene.

Det er noen unntak fra hovedregelen du som arbeidsgiver må være klar over når du skal beregne månedsinntekten:

• Hvis arbeidsforholdet har vart så kort tid at det ikke er rapportert inntekt til a-ordningen for 3 hele kalendermåneder, skal du bruke inntekten i den perioden arbeidsforholdet har vart. Du må regne om inntekten i perioden til en månedsinntekt.
• Hvis arbeidstakeren har fått en varig lønnsendring i eller etter beregningsperioden, men før første fraværsdag, skal du bruke perioden etter lønnsendringen.
• Hvis arbeidstakeren har hatt lovlig fravær uten lønn i beregningsperioden, skal du bruke den inntekten arbeidstakeren ville hatt hvis han eller hun hadde vær i jobb. Fraværet vil vanligvis være ulønnet permisjon eller ferie uten lønn. 

Månedsinntekten for timelønnede arbeidstakere skal omgjøres til grunnlag per dag. Inntekten skal fordeles på det faktiske antallet arbeidsdager personen har hatt i beregningsperioden. Omsorgspenger og pleiepenger gis bare for dager som det skulle ha vært utbetalt lønn for. Dette gjøres likt som for beregning av sykepenger.

Les mer på pleiepenger for sykt barn.

Tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold, skal fortsatt regnes med. Etter de nye reglene skal du også ta med godtgjørelser for 1. og 17. mai, og bevegelige helligdager som arbeidstakeren opparbeider seg som et tillegg per arbeidstime.  

Les mer om hvilke inntekter som inngår i beregning av månedsinntekten.

Inntektsmelding fra virksomhet A (for å avslutte refusjon): 

• Virksomhetsnummer: for virksomhet A
• Beregnet månedslønn: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for det løpende sykefraværet
• Første fraværsdag: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for det løpende sykefraværet
• Arbeidsgiverperioden: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for det løpende sykefraværet
• Refusjonsbeløp per måned: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for det løpende sykefraværet
• Dato for opphør av refusjonen: sluttdato for den aktuelle ansattes arbeidsforhold i virksomhet A

Inntektsmelding fra virksomhet B (for å etablere refusjon): 

• Virksomhetsnummer: for virksomhet B
• Beregnet månedslønn: som gitt ut fra lønn og startdato for den ansattes arbeidsforhold i virksomhet B
• Første fraværsdag: startdato for den aktuelle ansattes arbeidsforhold i virksomhet B
• Arbeidsgiverperioden: oppgis ikke 
• «Er det betalt ut full lønn i arbeidsgiverperioden?»: Svar «Nei» 
• «Velg begrunnelse for ingen eller redusert utbetaling»: Svar «Arbeidsgiverperioden ble helt eller delvis gjennomført hos tidligere virksomhet» 
• Nytt refusjonsbeløp: ønsket refusjonsbeløp

Eksempel på utfylling:

Anta at arbeidstakeren jobber i en virksomhet med virksomhetsnummer 999888777 til og med 31. desember 2023.

• Beregningsgrunnlaget er 40 000 per måned.
• Arbeidstakeren blir langtidssykmeldt 1. oktober 2023. Arbeidsgiverperioden er fra og med 1. oktober 2023 til og med 16. oktober 2023.
• Fra og med 1. januar 2024 jobber arbeidstakeren i en virksomhet med virksomhetsnummer 999555444 med økt beregningsgrunnlag på 42 000 per måned.

Inntektsmeldingene skal da fylles ut slik:

Inntektsmelding fra virksomhet A:

• Virksomhetsnummer: 999888777
• Beregnet månedslønn: 40 000
• Første fraværsdag: 1. oktober 2023
• Arbeidsgiverperioden: 1. oktober 2023 – 16. oktober 2023
• Refusjonsbeløp per måned: 40 000 (om det er full refusjon)
• Dato for opphør av refusjonen: 31. desember 2023

Inntektsmelding fra virksomhet B:

• Virksomhetsnummer: 999555444.
• Beregnet månedslønn: 42 000
• Første fraværsdag: 1. januar 2024
• Arbeidsgiverperioden: Oppgis ikke
• På spørsmålet «Er det betalt ut full lønn i arbeidsgiverperioden?»: Svar «Nei». 
• På spørsmålet «Velg begrunnelse for ingen eller redusert utbetaling»: Svar «Arbeidsgiverperioden ble helt eller delvis gjennomført hos tidligere virksomhet». 
• Nytt refusjonsbeløp: 42 000 (om det fortsatt er full refusjon) 
• Merk: Skjæringstidspunktet for beregning av sykepenger er fremdeles 1. oktober 2023. Dette betyr at refusjonsbeløpet som utbetales til virksomhet B, maksimalt vil være beregningsgrunnlaget som var gyldig 1. oktober 2023, det vil si 40 000.

Inntektsmelding fra virksomhet A (for å avslutte refusjon): 

• Virksomhetsnummer: for virksomhet A
• Beregnet månedslønn: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen
• Startdato for foreldrepengeperioden: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen.
• Refusjonsbeløp per måned: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den aktuelle løpende permisjonen.
• Dato for opphør av refusjonen: sluttdato for arbeidstakeren sitt arbeidsforhold i virksomhet A

Inntektsmelding fra virksomhet B:

• Virksomhetsnummer: for virksomhet B
• Beregnet månedslønn: som gitt ut fra lønn og startdato for den ansattes arbeidsforhold i virksomhet B
• Startdato for foreldrepengeperioden: startdato for arbeidstakerens arbeidsforhold i virksomhet B
• Refusjonsbeløp per måned: ønsket refusjonsbeløp

Inntektsmelding fra virksomhet A:

• Hvis virksomhet A har sendt inn inntektsmelding for perioder eller dager etter at arbeidsforholdet er blitt overført til virksomhet B, må virksomhet A korrigere dette ved å sende inn endret inntektsmelding. 
• For dager virksomhet A ikke skal kreve refusjon for likevel: 
  • Legg inn dato under delvis fravær.
  • Sett fraværet til 0 timer.

Inntektsmelding fra virksomhet B:

• Virksomhet B sender inn inntektsmelding som vanlig for perioder eller dager etter at arbeidsforholdet er overført til virksomhet B fra virksomhet A.

Inntektsmelding fra virksomhet A (for å avslutte refusjonen):

• Virksomhetsnummer: for virksomhet A
• Beregnet månedslønn: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen
• Første fraværsdag: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen 
• Refusjonsbeløp per måned: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen
• Dato for opphør av refusjonen: sluttdato for arbeidstakerens arbeidsforhold i virksomhet A

Inntektsmelding fra virksomhet B:

• Virksomhetsnummer: for virksomhet B 
• Beregnet månedslønn: som gitt ut fra lønn og startdato for den ansattes arbeidsforhold i virksomhet B
• Første fraværsdag: startdato for arbeidstakerens arbeidsforhold i virksomhet B
• Refusjonsbeløp per måned: ønsket refusjonsbeløp

Inntektsmelding fra virksomhet A:

• Virksomhetsnummer: for virksomhet A
• Beregnet månedslønn: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen
• Første fraværsdag: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen 
• Refusjonsbeløp per måned: som i den opprinnelige inntektsmeldingen fra virksomhet A for den løpende permisjonen
• Dato for opphør av refusjonen: sluttdato for arbeidstakerens arbeidsforhold i virksomhet A

Inntektsmelding fra virksomhet B:

• Virksomhetsnummer: for virksomhet B
• Beregnet månedslønn: som gitt ut fra lønn og startdato for den ansattes arbeidsforhold i virksomhet B
• Første fraværsdag: startdato for arbeidstakerens arbeidsforhold i virksomhet B
• Nytt refusjonsbeløp: ønsket refusjonsbeløp