Arbeidsgiveren skal arbeide systematisk for å forebygge sykdom og skade og legge arbeidet til rette for den som er sykmeldt. Samtaleverktøyet hjelper deg med å gjennomføre samtaler med den ansatte for å forebygge og følge opp sykefravær.

Du skal følge opp den ansatte både underveis i og i etterkant av en sykdomsperiode. Det innebærer blant annet at

• du lager en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte - hvis det ikke åpenbart er unødvendig. Planen skal være ferdig senest når den ansatte har vært helt eller delvis sykmeldt i 4 uker, og planen formidles til den som har skrevet sykmeldingen.
• du innkaller den ansatte til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen innen 7 uker etter at den ansatte ble sykmeldt. Ved delvis sykmelding vurderer du om det er nødvendig med dialogmøte.
• du deltar på dialogmøter som Nav-kontoret kaller inn til.

Den ansatte skal

• samarbeide og medvirke aktivt til å finne løsninger for å komme tilbake i arbeid raskest mulig
• være med på å skrive oppfølgingsplanen og gjennomføre det som står i den
• delta i dialogmøter

Den som sykmelder, skal

• motivere, stimulere og gi trygghet for aktivitet på arbeidsplassen når det er medisinsk forsvarlig
• vurdere gradert (delvis) sykmelding før full sykmelding
• vurdere om det er tungtveiende medisinske grunner til at pasienten ikke kan delta i aktiviteter som har med arbeid å gjøre
• delta på dialogmøte 1 med arbeidsgiveren og pasienten hvis hen blir innkalt
• delta på dialogmøter i Navs regi hvis hen blir innkalt
• uttale seg innenfor taushetspliktens rammer

Nav skal

• vurdere om aktivitetskravet etter 8 ukers sykmelding er oppfylt
• vurdere behov for tiltak og virkemidler fra Nav ved behov. Nav skal senest vurdere dette på nytt ved utløpet av sykepengeperioden, som er 1 år.
• avholde dialogmøte 2 med den sykmeldte og arbeidsgiveren senest innen 26 ukers sykmelding, unntatt når det åpenbart er unødvendig. Den som sykmelder eller annet helsepersonell skal delta hvis det er nødvendig.
• avholde et tidligere dialogmøte 2 og eventuelt et dialogmøte 3, enten ved behov eller etter ønske fra den ansatte, arbeidsgiveren og/eller den som sykmelder

Se hva Navs arbeidslivssentre kan bidra med i sykefraværsarbeidet.

Bedriftshelsetjenesten skal

• arbeide forebyggende
• bistå ved individuell tilrettelegging og utarbeidelse av oppfølgingsplanen
• delta på dialogmøte, hvis arbeidsgiveren eller den ansatte ønsker det

Den tillitsvalgte og verneombudet

• skal bidra til å gjøre sykefraværsarbeid til en integrert del av HMS-arbeidet
• skal gi arbeidstakerne råd og veiledning og bistå arbeidstakeren i dialogen med arbeidsgiveren og andre
• kan delta på dialogmøtet når den sykmeldte ønsker det

Les mer om

Arbeidstilsynet

• veileder og fører tilsyn med at virksomheter driver et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som hindrer at forhold ved arbeidet eller arbeidsplassen forårsaker sykdom eller skade
• fører tilsyn med at virksomhetene tilpasser arbeidsplassen etter den enkelte arbeidstakerens alder, arbeidsevne m.m., slik at sykdom og skade kan forebygges lenge før det blir behov for fravær
• fører tilsyn med at virksomhetene arbeidet systematisk med oppfølging av den sykmeldte

Les mer om tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte arbeidstakere på arbeidstilsynet.no.

Hvis den ansatte er 100 prosent sykmeldt

Arbeidsmiljøloven sier at du skal kalle inn den ansatte til dialogmøte senest innen 7 uker. Det kan gjøres unntak hvis det er åpenbart unødvendig med møte, slik som hvis

• den ansatte uansett vil komme tilbake til full jobb innen kort tid uten tilretteleggingstiltak
• dere har allerede gjort tilpasninger på arbeidsplassen som fungerer, og den ansatte uansett vil komme tilbake til full jobb innen kort tid
• den ansatte ikke vil være i stand til å komme tilbake til arbeidet på grunn av alvorlig sykdom
• alvorlig sykdom gjør at møtet ikke kan gjennomføres på en meningsfull måte. Møtet avholdes senere hvis det er mulig.

Hvis den ansatte er delvis sykmeldt

Dere avholder møtet hvis du, den ansatte eller den som har sykmeldt den ansatte mener det er behov for det. Et naturlig tema er hvilke muligheter som finnes for tilpasninger på arbeidsplassen.

Når skal du innkalle til dialogmøte? 

Så langt det er mulig, bør dere avtale møtet i god tid med dem som skal delta. Møtet skal gjennomføres senest når den ansatte har vært sykmeldt i 7 uker.

Hvem skal innkalles?

• Den ansatte.
• Den som har sykmeldt den ansatte – hvis arbeidsgiveren og den ansatte er enige om det, eller hvis bare den ansatte ønsker det.
• Verneombud eller annen tillitsvalgt hvis den ansatte ønsker det.

Andre kan også inviteres til møtet, for eksempel bedriftshelsetjenesten eller Nav. 

Hvilken kontakt bør du ha med den ansatte i forkant av møtet? 

• Dere skal utarbeide en oppfølgingsplan sammen, senest når den ansatte har vært sykmeldt i 4 uker. Du kan fylle ut oppfølgingsplanen på Dine sykmeldte, den ansatte kan gjøre det samme på Ditt sykefravær.
• Før dialogmøtet bør dere ha tenkt gjennom hva dere trenger å snakke om og formidle det til hverandre i forkant. 

Hvilken kontakt bør du ha med den som har sykmeldt den ansatte? 

Du bør

• avtale tid, sted og møteform 
• sende oppfølgingsplanen når den er laget

Hvor skal møtet avholdes? 

Dialogmøtet skal fortrinnsvis holdes på arbeidsplassen, men det er viktig at alle parter viser fleksibilitet. Det kan for eksempel være en løsning å ha møtet på kontoret til den som sykmelder den ansatte, eller på telefon eller video. 

Hva skal være tema?

• Dere skal gjennomgå og arbeide videre med oppfølgingsplanen. Det innebærer å avklare hva den ansatte kan gjøre på arbeidsplassen og hvilke tilretteleggingstiltak som er mulige. 
• Dere skal legge vekt på hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan gjøre. Diagnosen skal ikke være tema for møtet. 
• Har den ansatte vært helt sykmeldt frem til dialogmøtet, ser dere på hvilke tilretteleggingstiltak og endringer i arbeidsoppgaver som er nødvendig for at den ansatte kan komme tilbake til jobb helt eller delvis.
• Bli enige om et mål. Det kan være et forslag til dato for når den ansatte skal være tilbake igjen i jobb, gradvis opptrapping o.l.

Eksempler på viktige spørsmål i dialogmøtet:

• Hvilke oppgaver har dere som den ansatte kan utføre på tross av sine plager? 
• Er det behov for ergonomisk tilpasning eller tekniske hjelpemidler? 
• Kan arbeidsoppgavene fordeles på annen måte en periode? 
• Kan det tas organisatoriske grep? 
• Bør den ansatte skjermes for spesielle arbeidsbelastninger eller oppgaver i en periode? 
• Er det noen andre som kan bidra, for eksempel bedriftshelsetjenesten?

• Etter møtet oppdaterer dere oppfølgingsplanen. Planen skal vise hva som er gjort i sykefraværsperioden, hvilken tilrettelegging som er prøvd, og hva dere har blitt enige om. 
• Du dokumenterer også selve dialogmøtet.

Dialogmøtet skal gjennomføres på en måte som er praktisk for alle parter. Hvis det er vanskelig for den som sykmelder å være til stede i møtet, er det mulig å delta på telefon eller videomøte. 

Er du meldt inn som nærmeste leder gjennom et nærmeste leder-skjema i Altinn, kan du når som helst i sykefraværsperioden be om et dialogmøte med Nav fra Dine sykmeldte på nav.no. Velg «Dialogmøter» når du er inne på riktig medarbeider.  

For at tjenesten skal fungere, må den ansatte være sykmeldt. 

Det er viktig at du som arbeidsgiver gjør et godt oppfølgingsarbeid før Nav blir involvert. Dere bør avholde dialogmøte 1 på arbeidsplassen, og dere må ha laget en oppfølgingsplan. Planen bør deles med Nav når dere melder behov for et dialogmøte. Jo mer du og medarbeideren din har gjort i forkant, desto bedre forberedt stiller dere til møtet med oss. 

En uke før den ansatte vises som kandidat til dialogmøte hos Nav, får både arbeidsgiveren og den ansatte en melding fra oss med spørsmål om dere har behov for et dialogmøte. Meldingen kommer som en SMS eller e-post. Du må logge inn på Dine sykmeldte som arbeidsgiver eller logge på nav.no som arbeidstaker for å kunne svare på spørsmålet.  

Deretter vurderer Nav-kontoret behovet for et dialogmøte, basert på svarene og totalbildet som Nav-veilederen ser. Oppfølgingsplanen er en viktig del av grunnlaget for veilederens beslutning. 

Nav kan altså konkludere med at det bør holdes et møte selv om en eller begge har svart nei. Husk å begrunne svaret godt slik at Nav-kontoret kan ta beslutningen på et best mulig grunnlag.  

Innkallingen, endringen, avlysningen og referatet kommer ikke lenger i posten. De blir tilgjengelige på Ditt sykefravær for den ansatte og på Dine sykmeldte for nærmeste leder, med kopi til bedriften i Altinn. Hvis nærmeste leder ikke er registrert, sendes brevene kun til bedriften i Altinn. For å kunne lese brevene i Altinn, må lederen ha tilgangen «brev om dialogmøte». Hvis den ansatte har reservert seg for digital kommunikasjon, vil innkallingen bli sendt til arbeidstakeren i posten. 

Se video: Hva skjer i dialogmøtet som Nav innkaller til?

Varighet er 1,5 min

Det er Nav som tar den endelige vurderingen av om den som sykmelder arbeidstakeren skal delta i møtet. Hvis behandleren skal delta, må Nav beregne lenger tid før møtet kan gjennomføres. 

Unntak 

I noen situasjoner er det grunnlag for å gjøre unntak fra dialogmøte: 

• Medisinske grunner 
• Hvis den sykmeldte er innlagt i helseinstitusjon 
• Hvis det er forventet at den sykmeldte blir friskmeldt innen 28 uker  
• Hvis det er pågående tiltak som sannsynligvis vil føre til friskmelding 

Hvis ikke annet er avtalt, skal Nav oppsummere møtet i et referat. Det er et mål at deltakerne i møtet er enige om veien videre, hvem som skal gjøre hva i etterkant og videre tidsplan. Referatet er tilgjengelig for nærmeste leder på Dine sykmeldte i 4 måneder etter endt sykefravær. I de tilfellene nærmeste leder ikke er registrert, sendes referatet til bedriften i Altinn.

Referatet skal ikke inneholde sensitive opplysninger om helse eller andre særskilte kategorier av personopplysninger (jf. artikkel 9 Lov om behandling av personopplysninger (lovdata.no), herunder behandling av særlige kategorier av personopplysninger). 

Senest innen 4 uker skal arbeidsgiveren lage en oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstakeren, bortsett fra i tilfeller hvor det er åpenbart unødvendig. Planen skal formidles uoppfordret til den som sykmelder arbeidstakeren.

Senest innen 7 uker skal arbeidsgiveren innkalle den ansatte som er helt sykmeldt til et dialogmøte.

Unntak kan gjøres hvis det er åpenbart unødvendig med møte. Er arbeidstakeren bare delvis sykmeldt, skal møtet holdes hvis arbeidsgiveren, arbeidstakeren eller den som sykmelder arbeidstakeren mener det er behov for det.

Andre kan også delta i møtet, som for eksempel bedriftshelsetjenesten, Nav, en tillitsvalgt eller verneombudet.

Vil man innkalle den som sykmelder arbeidstakeren, må arbeidstakeren samtykke til det.

Når sykefraværet har vart i 8 uker, gjør Nav en vurdering av om arbeidstakeren oppfyller aktivitetsplikten. Nav kan gi unntak fra aktivitetsplikten hvis det er tungtveiende medisinske grunner til at arbeidstakeren må være 100 prosent sykmeldt. Det kan også gis unntak hvis arbeidsgiveren kan dokumentere at det ikke er mulig å gjøre tilpasninger på arbeidsplassen.

Senest innen 26 uker skal Nav-kontoret innkalle arbeidstakeren og arbeidsgiveren til dialogmøte 2. Begge parter har møteplikt. Den som sykmelder arbeidstakeren, skal delta hvis Nav mener det er behov for det. Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere.

Ved behov kan alle parter be om at Nav innkaller til et dialogmøte 3.

Senest innen 1 år, som er maksimal tid for sykepenger, skal Nav-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for tiltak. Alle som får arbeidsavklaringspenger (AAP), har rett til oppfølging fra Nav.

Etter 1 år

Arbeidstakeren skal fortsatt ha oppfølging av arbeidsgiveren, også etter at AAP er innvilget. Arbeidsgiverens ansvar for å følge opp og legge til rette gjelder så lenge arbeidstakeren er ansatt.

Sykdom er ikke grunnlag for oppsigelse det første året man er sykmeldt. Hvis arbeidstakeren har vært syk i mer enn 1 år, gjelder vanlige regler om saklig grunn til oppsigelse. Se arbeidsmiljøloven § 15-7 og 8.

Individuell oppfølging, avklaring og arbeidsrettet rehabilitering er et utvidet tilbud om individtilpassede tjenester som kan gjøre det lettere å vende tilbake til arbeid.

Gradert sykmelding skal brukes hvis en ansatt kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver. Man kan enten arbeide redusert tid eller bruke lengre tid på å utføre arbeidsoppgavene.

Gradert sykmelding skal også brukes når en ansatt delvis kan utføre nye arbeidsoppgaver. Dette gjelder også etter at bedriften har prøvd tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak.

Reisetilskudd kan gis til arbeidstakere, selvstendig næringsdrivende og frilansere som har behov for transport til og/eller fra arbeidsstedet på grunn av helseplager. Reisetilskudd gis i stedet for sykepenger eller arbeidsavklaringspenger.

Ekspertbistand betyr at arbeidsgiveren og arbeidstakeren får hjelp fra en nøytral ekspert som har kompetanse på sykefravær og arbeidsmiljø. Eksperten skal bidra til å avklare problemet som fører til sykefravær, og foreslå tiltak som gjør arbeidstakeren i stand til å utføre arbeidet sitt.

Tilskudd til ekspertbistand kan søkes på ved for eksempel arbeidsplassvurdering.

Hvis den ansatte trenger spesielle hjelpemidler for å klare jobben sin, kan det søkes om økonomisk støtte fra Nav.

En arbeidsgiver kan søke om unntak fra ansvaret for å utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det gjelder ved sykefravær som handler om svangerskap eller langvarig/kronisk sykdom.

Arbeidsrettede tiltak er aktuelt i forbindelse med skolegang, kurs, hospitering, arbeidstrening m.m. som gjør at arbeidstakeren kan komme i arbeid. Tiltakene kan brukes allerede i sykepengeperioden. Les mer om tiltak for å komme i jobb.

Gravide arbeidstakere med en arbeidssituasjon som kan gi risiko for fosterskader, og hvor omplassering til annet arbeid ikke er mulig, kan få svangerskapspenger.